En Rework leímos que la mayoría de las reuniones eran tóxicas, entre otras cosas porque tienen agendas tan poco definidas que nadie conoce el objetivo de la reunión. Un nuevo libro –Business Without The Bullsh*t– comentado por Penelope Trunk, parece que ofrece un listado de los posibles objetivos que puede tener una reunión y que no serían más de siete.
- Tomar una decisión. (Probablemente útil.)
- Afinar las ideas de quien convoca la reunión. (Posiblemente útil.)
- Transmitir información. (Probablemente inútil, es mejor transmitirlo en un documento.)
- Hacer una prueba de una presentación. (Probablemente inútil, a menos que te lo pida tu jefe. En este punto discrepo, las presentaciones hay que probarlas aunque estas pruebas yo no las considero reuniones.)
- Hacer escritura colaborativa. (Probablemente inútil. Supongo que se refiere a reuniones tipo «Vamos a hacer el informe juntos».)
- Demostrar la importancia de quien convoca la reunión. (Siempre inútil.)
- Cumplir un paso en un procedimiento. (Siempre inútil.)
¿Refleja el listado tu experiencia, querido lector? La mía la refleja bastante aunque debo añadir un objetivo que no recoge: la reunión cuyo objetivo es conocerse personalmente. Se puede disfrazar de reunión para transmitir información pero en realidad nos reunimos para ver si hay buena o mala química entre nosotros.
Añadiría también que las reuniones cuyo objetivo es tomar una decisión requieren preparación (a veces laboriosa) y tienen la peculiaridad de que la mayoría de las personas no se preparan, ergo, las que sí se preparan y tienen buenos argumentos lo tienen fácil para que se tome la decisión que les interesa. Adicionalmente, estas reuniones corren el riesgo de «degradarse» en reuniones para transmitir información si las personas convocadas no tienen autoridad para tomar decisiones o si nadie ha preparado argumentos -o no ha tenido acceso a la información necesaria- para la toma de decisiones.
En cualquier caso, el listado parece una buena guía para saber cuál es el verdadero objetivo de la siguiente reunión que convocamos o a la que nos convocan.